كانت الانطلاقة الأولى للمؤسسة الأهلية لمطوفي حجاج دول جنوب آسيا في عام 1403ه‍، وذلك بناءً عن الأمر السامي الكريم رقم 4/ص/13162 في تاريخ 13/6/1399هـ القاضي بالموافقة على فكرة إقامة مؤسسات تجريبية لرفع مستوى مهنة الطوائف وخدمات الحجاج ، والذي تلاه صدور القرار الوزاري بإنشائها برقم 377/م وتاريخ 25-26/9/1403ه‍ ، فبدأت منذ تلك اللحظة مسيرتها المباركة في تقديم الخدمات لضيوف بيت الله الحرام ز.

وقد خضعت المؤسسة لعدة تشكيلات لمجلس إدارتها كان صدور القرار رقم (390/ق/م) في 27/10/1403هـ إيذانا بتشكيل أول مجلس لإدارة المؤسسة برئاسة المطوف السيد/ أحمد محمد شيخ جمل الليل ، حيث بداْ هذا المجلس (مرحلة البناء والتأسيس) واستمرت هذه المرحلة حتى عام 1412هـ اتسمت بتحديد الوظائف ووضع البرامج الزمانية والمكانية وتحديد الواجبات والمسئوليات من خلال التخطيط التفصيلي ..

ثم بعد ذلك توالت قرارات تشكيل مجلس إدارة المؤسسة إلى أن صدر القرار الوزاري رقم (54/ق/م) في 10/2/1413هـ القاضي بإعادة تشكيل مجلس الإدارة برئاسة المطوف الأستاذ/ عدنان بن محمد أمين كاتب ، وكانت بداية (مرحلة الاستقرار والازدهار) واستمرت حتى عام 1433هـ ..

ثم بعد ذلك صدر قرار معالي وزير الحج باعادة تشكيل مجلس ادارة المؤسسة برئاسة الدكتور رافت بن اسماعيل بدر وذلك اعتبارا من 26/12/1433هـ وكانت بداية (مرحلة التطويروالتحول) ولا تزال إنجازات وجهوده مستمرة في خدمة ضيوف الرحمن ومساهمي المؤسسة حتى يومنا هذا ..